Suites ofimáticas: llévate la oficina a cuestas

Las herramientas ofimáticas disponibles en Internet no pueden competir con las aplicaciones instaladas en nuestros equipos de forma directa, pero ojo, eso no quita para que las funciones más importantes estén disponibles con toda su potencia

Redacción

Suites ofimáticas: llévate la oficina a cuestas

18 julio 2007

Zoho Writer

Paso 1

Un procesador de textos muy capaz

La primera de las aplicaciones de las que hablaremos es Zoho Writer (http://writer.zoho.com), un potente procesador de textos on-line que dispone de todas las funciones básicas de estas aplicaciones y que además ofrece funcionalidades adicionales que permiten, entre otras cosas, fomentar el trabajo colaborativo sobre un mismo documento para editarlo y modificarlo en grupo mediante un sencillo sistema de permisos. Lo primero que deberéis hacer tras entrar en la página del servicio será crearos una cuenta de usuario.

Eso os permitirá que todos los documentos sobre los que trabajéis se mantengan en los servidores de Zoho (con el evidente compromiso de esta empresa de mantener a salvo nuestra privacidad). Una vez hecho esto podréis entrar en vuestra cuenta, en la que encontraréis una franja en la parte izquierda con varios accesos directos a los documentos que vais guardando y aquellos que están compartidos o son públicos. Sin embargo, la parte más importante es la que está ocupada por la propia página en la que iremos introduciendo el texto, y que está acompañada en su parte superior por los accesos rápidos a funciones de edición. Esos botones están coronados por una serie de enlaces a funciones más generales, como son imprimir documentos, publicarlos, exportarlos a otros formatos (para guardarlos en nuestro disco duro) o bien compartirlos con otros usuarios.

Paso 2

Más allá de la edición

Como comentábamos, trabajar con esta aplicación es en esencia lo mismo que hacerlo con Microsoft Word o con OpenOffice.org Writer, salvo por una diferencia muy importante: la posibilidad de publicar y compartir el documento sobre el que trabajamos. Es una constante en todas las aplicaciones de Zoho, pero conviene destacar esta opción de Writer ya que esta y su prima hermana Zoho Sheet serán las soluciones más frecuentemente utilizadas.

Una vez completada la redacción y edición del documento que tengamos entre manos, podremos salvarlo entre nuestros documentos (con el icono del disquete o bien la opción Save/Save As). Y una vez a salvo, podremos establecer el tipo de colaboración que queremos que exista sobre ese documento. Por un lado podemos compartirlo para que nuestros colaboradores tengan acceso a él mediante la opción Share y la introducción de sus direcciones de correo.

Estos colaboradores pueden tener permisos de lectura y escritura o únicamente de lectura. La segunda opción de interés para colaborar sobre un documento es la de publicarlo. Al pinchar sobre el acceso Publish se desplegará un menú con tres opciones: publicarlo en un blog, hacerlo totalmente público (cualquiera podrá verlo y editarlo) y por último crear un «Doc Roll», una especie de listado de documentos compartidos que van rotando gradualmente y que muestran nuestros documentos compartidos –mediante la introducción del código que nos indica Zoho– en nuestro blog o página web.

Paso 3

Trabaja on-line… y off-line

Como no podia ser de otro modo, aunque esta aplicación está orientada a su uso a través del navegador, el trabajo realizado puede ser exportado a un formato ofimático convencional. Esto permite que también accedamos al contenido desde una suite ofimática tradicional –o desde un editor de texto o visor de PDF– y aumenta las posibilidades de colaboración y envío del documento a nuestros colegas, colaboradores y conocidos.

Para acceder a dicha opción tendremos que pinchar en el acceso Export del menú superior, lo que hará que se despliegue un menú en el cual encontraremos los formatos de fichero a los que Zoho nos da la posibilidad de exportar el documento. Podremos optar por exportar a DOC, SXW (StarOffice), ODT (OpenOffice.org), PDF, RTF, texto plano y HTML. Al elegir el formato se abrirá una ventana de descarga del fichero, ya convertido y preparado para ser guardado en nuestro ordenador o abierto directamente con la aplicación asociada.

Hay que señalar que al exportar estos documentos puede que las propiedades del mismo no queden exactamente como esperábamos en el formato destino, algo que se hace especialmente en cuestión de tabuladores, espacios entre líneas o las típicas enumeraciones y listas con apartados y subapartados. Aun así, estos pequeños desajustes pueden ser afinados rápidamente y no suponen un gran hándicap.

Zoho Sheet

Paso 1

Hojas de cálculo siempre disponibles

Al igual que sucede con Writer, la aplicación de Zoho destinada a proporcionarnos una hoja de cálculo, llamada Zoho Sheet (http://sheet.zoho.com) imita perfectamente las prestaciones de las herramientas tradicionales. Y como ocurría en el caso anterior, la disposición de la interfaz emula la que nos encontraríamos en Excel o Calc. Si ya nos hemos creado una cuenta de usuario en Writer –o en cualquier otro de los servicios proporcionados por Zoho– no será necesario repetir el proceso, ya que automáticamente tendremos nuestra propia página en Zoho Sheet.

Así pues, una vez estemos trabajando con ella nos daremos cuenta de que la distribución es clara. En la parte izquierda tenemos la habitual lista de hojas de cálculo divididas en las privadas, las compartidas y la papelera, con las que queremos eliminar. La parte principal de la interfaz está ocupada por la tradicional cuadrícula de celdas, en la que es importante destacar que también existen tres sub-hojas con las pestañas dispuestas en la parte inferior. La parte superior la ocupan los iconos habituales en estos programas –incluidos los destinados a crear gráficos a partir de los datos disponibles– y las opciones extra para exportar, compartir o publicar el documento con el que estamos trabajando. Un dato curioso: este servicio sí está traducido al castellano, algo que no ocurre en Writer.

Paso 2

Fórmulas y gráficos a tu alcance

Lo cierto es que hay poco que comentar respecto a la forma de trabajo con Zoho Sheet. Todo está pensado para que aquellos que estén acostumbrados a lidiar con estas aplicaciones tengan prácticamente las mismas opciones a través de este servicio on-line.

Incluso los atajos de teclado funcionan en muchos casos y el movimiento a través de las celdas imita el comportamiento de las aplicaciones instaladas en local. Como sucede en Writer, el botón derecho del ratón hace que aparezca un menú contextual que tendrá diversas opciones según la zona en la que lo pulsemos, de modo que mediante este botón será posible insertar o eliminar celdas, editar gráficos, etc. Precisamente en este último apartado es notable señalar que aunque no podamos comparar Zoho Sheet en temas de gráficos al potente Excel de Office 2007, sí nos resolverá esta función con solvencia. La inclusión de fórmulas y el formateo de celdas es también algo más limitado que esas aplicaciones, pero desde luego, casi cualquier cosa que hagamos en Excel habitualmente podremos hacerla en Zoho Sheet.

Paso 3

Colabora y etiqueta

En Zoho Sheet la interfaz varía ligeramente con respecto a su prima hermana: la importación de documentos en formatos compatibles (XLS, ODS, SXC, y CSV) se puede realizar tanto desde un directorio local como desde una URL convencional. La exportación dispone de opciones curiosas, ya que podremos hacerlo a esos formatos pero también a Gnumeric (una aplicación muy popular en GNU/Linux), XML o XHTML. Las opciones de Compartir y Publicar son prácticamente idénticas a las de Writer –salvo por la opción de Publicar este rango/Mostrar rangos publicados-, pero también destaca la posibilidad de añadirle etiquetas a cada hoja de cálculo.

Eso permite identificar y clasificar mejor esas hojas y encontrarlas luego con mayor facilidad, algo muy propio de la filosofía de los proyectos Web 2.0. Sea como fuere, nos encontramos ante un servicio muy válido y en el que de nuevo las opciones de trabajo colaborativo son protagonistas, algo que no ocurre con los Excel y Calc tradicionales.

Foros, una gran ayuda

Aparte del propio soporte del que dispone esta empresa, existe un recurso adicional para encontrar solución a los posibles problemas que puedan surgir con estas aplicaciones. Se trata de los foros de usuarios (http://forums.zoho.com), en los que podemos encontrar problemas y soluciones que otros clientes ya han publicado y que nos permitirán dar respuesta a nuestras dudas. Dichos foros están divididos según las aplicaciones, y todos ellos cuentan con diversas subsecciones de las cuales podemos estar permanentemente informados gracias a los feeds RSS existentes en todas ellas. Sin duda, un valioso recurso para sacar el máximo partido de estos servicios.

Toda las aplicaciones ofimáticas on-line

Sin despreciar el buen comportamiento de la solución de Google –que sólo da cabida al procesador de texto y a la hoja de cálculo– la oferta de Zoho va mucho más allá y cubre prácticamente todo el espectro de aplicaciones ofimáticas de las suites comerciales que se instalan en nuestros ordenadores.

Para empezar, disponemos de Zoho Show (http://show.zoho.com) para presentaciones del tipo PowerPoint, mientras que la herramienta Zoho Projects (http://projects.zoho.com) se convierte en un versátil gestor de proyectos on-line. La recién estrenada Zoho Notebook (http://notebook.zoho.com) pretende plantarle cara a la conocida Microsoft OneNote en el terreno on-line, y dispone de papeletas para lograrlo. Más curiosa resulta la presencia del llamado Zoho Wiki (http://wiki.zoho.com), que permite implantar páginas de documentación con este formato ya tan famoso por la Wikipedia. Zoho Creator (http://creator.zoho.com) resulta más difícil de clasificar y es en realidad un marco de desarrollo para aplicaciones web colaborativas.

Destacan también las tres herramientas independientes para mantenernos conectados y organizados: Zoho Meeting (http://meeting.zoho.com, en fase de beta privada) y Zoho Chat (http://chat.zoho.com) que junto con Zoho Mail (http://mail.zoho.com, también en beta privada) tratan de ofrecer una solución similar –aunque en este caso lo tienen complicado– a la que Google propone con sus fantásticos Google Talk y, sobre todo, Gmail.