Tres trucos para tener más ordenada tu bandeja de Gmail

Etiqueta, filtra, clasifica, prioriza...

David Martínez

Gmail

21 enero 2017

Lunes, primera hora de la mañana. Te sientas en tu lugar de trabajo, enciendes el ordenador, abres el correo... y el caos. Correos nuevos de ese tema tan importante que tienes pendiente, hilos abiertos de la semana anterior, algo de spam, un correo con una comunicación oficial de la propia empresa y alguna que otra nota de prensa de la competencia. En ese momento, en el que se pueden ver reflejadas millones de personas en todo el mundo, tienes dos opciones: cerrar el correo, apagar el ordenador e ir a por un café; o coger el toro por los cuernos y poner orden en todo ese desbarajuste. Las dos opciones son buenas, incluso complementarias, pero nosotros te vamos a ayudar con la segunda: tres trucos para tener más ordenada tu bandeja de entrada de Gmail.

Configura la bandeja de entrada

Gmail filtra de forma automática los correos que proceden de redes sociales (Twitter, Facebook, Instagram) o que detecta como promociones (correos comerciales), entre otras cosas. En la bandeja de entrada, al lado de la etiqueta de "Principal", aparecen otras dos ("Social" y "Promociones") y un símbolo de "+" desde el que podemos configurar a nuestro gusto ese filtro de mensajes recibidos. Podemos, por ejemplo, eliminar esas dos categorías y añadir otras que vienen por defecto o decirle que los mensajes destacados de estas categorías pasen siempre por la bandeja "Principal".

Adicionalmente, si vamos al menú "Configuración" (la rueda en la esquina superior derecha) y entramos en la pestaña "Recibidos", también podemos cambiar el tipo de bandeja de entrada que queremos (Importantes primero, No leídos primero, Destacados primero o Prioritarios). En todos los casos, la bandeja de entrada quedará dividida en dos partes: en la superior aparecerán los mensajes escogidos (Importantes, no leídos, destacados o prioritarios) y en la parte inferior se colocarán el resto de mensajes.

Trucos Gmail

Etiqueta y filtra los correos

Gmail no tiene carpetas para ir depositando los correos, pero cuenta con etiquetas, que en la práctica es casi lo mismo. Si cada día recibes un número importante de mensajes de un tema concreto, es recomendable que le coloques una etiqueta. Para ello, dirígete al menú y clica sobre "Configuración". Una vez allí, elige la pestaña "Etiquetas" del menú superior. Aquí no sólo podrás definir qué etiquetas por defecto quieres que muestre Gmail (enviados, borradores, destacados...), sino que también puedes crear nuevas etiquetas.

Cuando elijas "Crear etiqueta nueva", además de ponerle un nombre, verás que también puedes colocar crear "subetiquetas", o lo que es lo mismo, anidar etiquetas dentro de otras etiquetas.

Trucos Gmail

La parte más interesante de las etiquetas es que combinan muy bien con los filtros. Si tienes detectado un grupo de contactos que siempre te escriben sobre el mismo tema, puedes decirle a Gmail que mande directamente todos esos correos a una etiqueta predefinida. Para ello, entra en "Configuración" y dirígete a la pestaña de "Filtros y direcciones bloqueadas". Dale a "Crear un filtro nuevo" y en el primer campo ("De") escribe las direcciones de correo de todos los contactos que quieras agrupar. Coloca tu dirección como destinatario ("Para"). Si estás seguro que hay una serie de palabras clave que sólo aparecen en esos mensajes, puedes añadirlas en "Contiene las palabras".

Por último, clica en "Crear un filtro con estos criterios de búsqueda" y define dónde quieres que vayan a parar todos esos correos. Habitualmente, será en alguna de las etiquetas que hemos creado con anterioridad. En este punto, también puedes elegir que todos los correos con los criterios definidos previamente sean reenviados a otro destinatario o que se marquen como importante.

Establece prioridades: las estrellas

No todos los correos tienen la misma importancia. Gmail lo sabe y por eso facilita una estrella para destacar algunos correos. Sin embargo, dentro de esa importancia, hay rangos. Y dentro de esos rangos, hay acciones más o menos comunes que llevar a cabo con los correos. Necesitamos más variedad de iconos. Entra en "Configuración" y en la propia pestaña de "General" baja hasta las "Estrellas". Gmail establece tres grupos predefinidos: 1 estrellas (por defecto), 4 estrellas o todas las estrellas. Pero también ofrece la opción de elegir los iconos que vas a utilizar arrastrándolos desde "Sin uso" hasta "En uso".

En este caso, nosotros hemos elegido cuatro símbolos: la estrella para marcar los correos importantes, las flechas para marcar los correos que están pendientes de respuesta, el tic verde para establecer correos importantes a los que ya has respondido y la exclamación para señalar los correos a los que atender con premura.

Trucos Gmail

Para introducir estos símbolos en los correos, basta con que cliques sobre la estrella en la bandeja de entrada. El primer clic activa la estrella y los sucesivos colocan los símbolos en el orden que hayas predefinido.

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