Trucos para PowerPoint 2007

La mayoría de los usuarios avanzados del software de presentaciones incluido en Microsoft Office busca incrementar la productividad con un uso lo más eficiente posible de esta aplicación

Plácido Moreno

Trucos para PowerPoint 2007

10 marzo 2014

Truco 1. Cuadrículas y guías

Las cuadrículas son un apoyo al diseño. Para mostrarlas, usa la combinación de teclas Mayúsculas+F9. Si deseas ajustar a tu antojo las distancias entre las líneas de la retícula, haz clic en el botón derecho del ratón y selecciona Cuadrícula y Guías. En el cuadro de diálogo que se muestra, encontrarás opciones de ajuste automático.

Otro elemento que debes controlar son las guías (líneas que no se imprimirán, pero que te ayudan a definir la composición de la presentación). Con Alt+F9 activas o desactivas su visualización y puedes crear más si pulsas la tecla Ctrl al tiempo que arrastras la guía vertical u horizontal a una nueva posición.

Asimismo, otro truco interesante es el control preciso de alineación sobre cualquier elemento que insertes en tu presentación. Selecciona una imagen o caja de texto, pulsa Ctrl y las flechas de control de tu teclado. Verás que el elemento se mueve píxel a píxel, lo que, con la ayuda de la cuadrícula y el ajuste a guías, te permitirá una alineación de elementos perfecta.

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Truco 2. Gráficos inteligentes

Existen siete categorías que te ayudarán a conceptualizar gráficamente datos complejos. Haz clic en Insertar/Smart­Art/Proceso para que se muestre un gráfico que permite la representación de un proceso de forma escalonada. Pulsa en Aceptar. En pantalla, aparecerá la representación gráfica del modelo y, a su lado, una caja donde introducir el texto que ilustrará el gráfico.

Hazlo de forma secuencial. Si te falta espacio, en la última línea, haz clic en Enter y verás cómo el gráfico se redimensiona. Para darle un toque más profesional, selecciona todos los elementos de la lista en el cuadro de texto arrastrando el ratón sobre ellos. Ve al menú Estilos rápidos de la parte superior y aplica Efecto Moderado.

Para modificar un gráfico SmartArt, selecciona una de las fichas del gráfico. Haz clic en ella y ve a la pestaña Diseño. Aquí, obtienes el control total de los elementos del mismo. Si quieres insertar una caja más, pulsa en Agregar forma y selecciona una opción. Si deseas agregar un texto secundario debajo del principal de una de las cajas, haz clic en Agregar viñeta (teniendo seleccionado la ficha donde quieres aplicar la acción).

La gran ventaja de los gráficos SmartArt es que, si no te gusta el resultado, puedes aplicar de forma inmediata otra categoría de tipo de gráfico. Con cualquiera de las cajas del gráfico marcadas, haz clic en cualquier gráfico del grupo Diseño. Te sorprenderán la rapidez y precisión del cambio. Finalmente, si quieres seguir experimentando con estilos, explora Estilos SmartArt donde tienes varias propuestas de efectos 3D.

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Truco 3. Trata un SmartArt como imagen

Los diagramas generados con SmartArt solamente funcionan con las aplicaciones de Office, pero puedes exportarlos como imagen para compartirlos. Selecciona el marco exterior del gráfico, pincha con el botón derecho del ratón y elige Guardar como imagen. Aunque el formato por omisión para la exportación es PNG, puedes escoger entre otros disponibles en Tipo. Marca un destino y haz clic en Guardar.

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Truco 4. Plantillas Exprés

Abre una presentación en blanco y haz clic en Vista/Vistas de presentación/Patrón de diapositivas. Ahora, acude a Patrón de diapositivas y a Insertar patrón de diapositivas. Verás uno nuevo, que identificarás por una chincheta a la izquierda, que lleva colgando varios diseños. Desde el patrón de diapositivas recién creado, comienza a quitar diseños que sobran marcándolos y pulsando con el botón derecho del ratón en Eliminar Diseño.

Una vez hecho (recomendamos dejar uno), presta atención al patrón de diapositivas. Puedes eliminar también contenedores que no te interesen seleccionándolos y pulsando la tecla DEL. Comienza a trabajar sobre el patrón de diapositivas. Ve a Insertar y empieza a colocar los elementos: fondos corporativos, logotipos, etc.

Al mismo tiempo, puedes desarrollar plantillas asociadas a este patrón. Desde el patrón, haz clic en el botón derecho y escoge Insertar diseño. Ve al botón de la barra de herramientas Insertar marcador y define qué tipo quieres insertar. Arrastra y suelta con el ratón definiendo el área que representará el contenedor (texto, imagen, SmartArt, multimedia, etc.). Si haces clic en el diseño recién creado con el botón derecho, verás la opción Duplicar Diseño. Utilízala tantas veces como diferentes diseños quieras tener asociados al patrón de diapositivas.

Cuando estés satisfecho con los resultados, pincha en Office/Salvar como/Presentación de PowerPoint. En el desplegable de Tipo, selecciona Plantilla de PowerPoint. No elijas otro directorio para guardarla. Esto te facilitará la tarea de usarla como base para nuevos documentos en otras ocasiones.

No olvides hacer clic en Cerrar vista patrón. Para concluir, haz una copia de esta plantilla y distribúyela para mantener el aspecto de las presentaciones unificado. Cuando abras un documento Nuevo, si haces clic en Mis plantillas, aparecerá esta con sus diversos diseños para generar sobre ella las presentaciones.

Truco 5. Evita repetir gráficos

Una de las sensaciones más aburridas en muchas presentaciones es ver que siempre se usan los mismos iconos y gráficos de apoyo. La utilización de las Colecciones Web ofrece acceso a una gran colección categorizada de elementos de apoyo. Si pulsas en Insertar/Imágenes prediseñadas, se abrirá una ventana en la parte derecha de la pantalla con un buscador donde introducir el concepto de lo que necesitas, por ejemplo periódico.

A continuación, recurre al desplegable de Buscar en, desactiva la búsqueda en Todo y deja activa Colecciones Web. Haz clic en Buscar. Arrastra desde la caja de resultados el elemento que te interese al área de trabajo de PowerPoint.

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Truco 6. Diferentes audiencias

Muchas veces habrás tenido que realizar una presentación de duración normal y otra exprés y habrás aprovechado las diapositivas de una en otra. Esto exige tener que crear un nuevo documento copiando y pegando las diapositivas y renombrando.

PowerPoint 2007 incluye una opción que resume el proceso. Ve al menú Presentación con diapositivas y haz clic en el botón desplegable que dice Presentación personalizada. Selecciona la opción Presentaciones personalizadas. En la ventana, pulsa Nueva e introduce un nombre, como Exprés.

En la caja de la izquierda, aparecerán todas las diapositivas de la presentación actual. Marca las que necesites y pulsa Agregar. Si vas de nuevo al botón desplegable que dice Presentación personalizada, verás que está la nueva opción disponible. Esto mostrará la presentación exprés adecuada a tus nuevas necesidades.

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Truco 7. Cambio de resolución

De repente te das cuenta de que la presentación que te han pasado incluye imágenes muy pesadas y, lo más grave, estás delante de la audiencia. En estas circunstancias, acude a la pestaña Presentación con diapositivas y verás una opción que dice Resolución. Selecciona del desplegable la que se adapte a tus necesidades para una fluida representación en pantalla.

Trucos avanzados para PowerPoint

Truco 2. Gráficos inteligentes

Existen siete categorías que te ayudarán a conceptualizar gráficamente datos complejos. Haz clic en Insertar/Smart­Art/Proceso para que se muestre un gráfico que permite la representación de un proceso de forma escalonada. Pulsa en Aceptar. En pantalla, aparecerá la representación gráfica del modelo y, a su lado, una caja donde introducir el texto que ilustrará el gráfico.

Hazlo de forma secuencial. Si te falta espacio, en la última línea, haz clic en Enter y verás cómo el gráfico se redimensiona. Para darle un toque más profesional, selecciona todos los elementos de la lista en el cuadro de texto arrastrando el ratón sobre ellos. Ve al menú Estilos rápidos de la parte superior y aplica Efecto Moderado.

Para modificar un gráfico SmartArt, selecciona una de las fichas del gráfico. Haz clic en ella y ve a la pestaña Diseño. Aquí, obtienes el control total de los elementos del mismo. Si quieres insertar una caja más, pulsa en Agregar forma y selecciona una opción. Si deseas agregar un texto secundario debajo del principal de una de las cajas, haz clic en Agregar viñeta (teniendo seleccionado la ficha donde quieres aplicar la acción).

La gran ventaja de los gráficos SmartArt es que, si no te gusta el resultado, puedes aplicar de forma inmediata otra categoría de tipo de gráfico. Con cualquiera de las cajas del gráfico marcadas, haz clic en cualquier gráfico del grupo Diseño. Te sorprenderán la rapidez y precisión del cambio. Finalmente, si quieres seguir experimentando con estilos, explora Estilos SmartArt donde tienes varias propuestas de efectos 3D.

Truco 3. Trata un SmartArt como imagen

Los diagramas generados con SmartArt solamente funcionan con las aplicaciones de Office, pero puedes exportarlos como imagen para compartirlos. Selecciona el marco exterior del gráfico, pincha con el botón derecho del ratón y elige Guardar como imagen. Aunque el formato por omisión para la exportación es PNG, puedes escoger entre otros disponibles en Tipo. Marca un destino y haz clic en Guardar.

Truco 4. Plantillas Exprés

Abre una presentación en blanco y haz clic en Vista/Vistas de presentación/Patrón de diapositivas. Ahora, acude a Patrón de diapositivas y a Insertar patrón de diapositivas. Verás uno nuevo, que identificarás por una chincheta a la izquierda, que lleva colgando varios diseños. Desde el patrón de diapositivas recién creado, comienza a quitar diseños que sobran marcándolos y pulsando con el botón derecho del ratón en Eliminar Diseño.

Una vez hecho (recomendamos dejar uno), presta atención al patrón de diapositivas. Puedes eliminar también contenedores que no te interesen seleccionándolos y pulsando la tecla DEL. Comienza a trabajar sobre el patrón de diapositivas. Ve a Insertar y empieza a colocar los elementos: fondos corporativos, logotipos, etc.

Al mismo tiempo, puedes desarrollar plantillas asociadas a este patrón. Desde el patrón, haz clic en el botón derecho y escoge Insertar diseño. Ve al botón de la barra de herramientas Insertar marcador y define qué tipo quieres insertar. Arrastra y suelta con el ratón definiendo el área que representará el contenedor (texto, imagen, SmartArt, multimedia, etc.). Si haces clic en el diseño recién creado con el botón derecho, verás la opción Duplicar Diseño. Utilízala tantas veces como diferentes diseños quieras tener asociados al patrón de diapositivas.

Cuando estés satisfecho con los resultados, pincha en Office/Salvar como/Presentación de PowerPoint. En el desplegable de Tipo, selecciona Plantilla de PowerPoint. No elijas otro directorio para guardarla. Esto te facilitará la tarea de usarla como base para nuevos documentos en otras ocasiones.

No olvides hacer clic en Cerrar vista patrón. Para concluir, haz una copia de esta plantilla y distribúyela para mantener el aspecto de las presentaciones unificado. Cuando abras un documento Nuevo, si haces clic en Mis plantillas, aparecerá esta con sus diversos diseños para generar sobre ella las presentaciones.

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Truco 5. Evita repetir gráficos

Una de las sensaciones más aburridas en muchas presentaciones es ver que siempre se usan los mismos iconos y gráficos de apoyo. La utilización de las Colecciones Web ofrece acceso a una gran colección categorizada de elementos de apoyo. Si pulsas en Insertar/Imágenes prediseñadas, se abrirá una ventana en la parte derecha de la pantalla con un buscador donde introducir el concepto de lo que necesitas, por ejemplo periódico.

A continuación, recurre al desplegable de Buscar en, desactiva la búsqueda en Todo y deja activa Colecciones Web. Haz clic en Buscar. Arrastra desde la caja de resultados el elemento que te interese al área de trabajo de PowerPoint.

Truco 6. Diferentes audiencias

Muchas veces habrás tenido que realizar una presentación de duración normal y otra exprés y habrás aprovechado las diapositivas de una en otra. Esto exige tener que crear un nuevo documento copiando y pegando las diapositivas y renombrando.

PowerPoint 2007 incluye una opción que resume el proceso. Ve al menú Presentación con diapositivas y haz clic en el botón desplegable que dice Presentación personalizada. Selecciona la opción Presentaciones personalizadas. En la ventana, pulsa Nueva e introduce un nombre, como Exprés.

En la caja de la izquierda, aparecerán todas las diapositivas de la presentación actual. Marca las que necesites y pulsa Agregar. Si vas de nuevo al botón desplegable que dice Presentación personalizada, verás que está la nueva opción disponible. Esto mostrará la presentación exprés adecuada a tus nuevas necesidades.

Truco 7. Cambio de resolución

De repente te das cuenta de que la presentación que te han pasado incluye imágenes muy pesadas y, lo más grave, estás delante de la audiencia. En estas circunstancias, acude a la pestaña Presentación con diapositivas y verás una opción que dice Resolución. Selecciona del desplegable la que se adapte a tus necesidades para una fluida representación en pantalla.

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