Especial Práctico

Pon el turbo a tus programas con 14 trucos

Si quieres descubrir cómo puedes aprovechar esa característica que ha pasado inadvertida en tus aplicaciones favoritas, no te pierdas nuestros consejos

Alberto Castro Gallardo

Pon el turbo

20 mayo 2013

El sistema operativo resulta crucial gracias a su labor de mediación entre el usuario y las aplicaciones, así como entre estas últimas y el hardware. Pero son los programas los que realmente nos permiten utilizar nuestro ordenador para resolver problemas y, así, satisfacer nuestras necesidades.

Es evidente que no utilizamos con la misma frecuencia todas las herramientas que hemos instalado en nuestro PC, pero todos tenemos unas cuantas, nuestras favoritas, a las que les dedicamos nuestro tiempo habitualmente. Precisamente, lo que os proponemos es que descubráis cómo sacar partido a algunas de las características menos conocidas de esas herramientas. Y es que cualquier consejo que nos permita mejorar nuestra productividad es bienvenido.

1. Incrusta fuentes en un documento

Muchas veces, cuando trabajamos con un documento de Word y lo personalizamos con diversos tipos de letra, descubrimos que al abrirlo desde otro ordenador no todo queda igual. Se debe a que, al margen de las fuentes preinstaladas en Windows, puede que hayamos utilizado otras que no son comunes a todas las máquinas.

Así, si tenemos pensado compartirlo con otras personas y no queremos enfrentarnos a posibles sorpresas y cambios de formato inesperados, lo mejor que podemos hacer es incrustar la tipografía en el propio documento (eso sí, el peso final del archivo aumentará).

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Para tal fin, entramos en el menú de configuración de Microsoft Word 2010 pinchando sobre la barra de tareas (el logotipo situado en la esquina superior izquierda) y seleccionamos Opciones de Word. En la ventana emergente veremos una serie de apartados en la columna de la izquierda, y tras hacer clic sobre el campo Guardar, marcaremos la casilla Incrustar fuentes en el archivo.

Para que el tamaño no aumente en exceso, es recomendable seleccionar también las opciones Incrustar solo los caracteres utilizados en el documento (con lo que no se guardará el tipo de letra en su totalidad, sino solo lo necesario en cada caso) y No incrustar fuentes del sistema comunes.

2. Colabora a la vez en una misma hoja

Gracias a plataformas como Google Docs, compartir documentos ofimáticos en línea y trabajar con otras personas al mismo tiempo es pan comido. En cambio, cuando lo hacemos desde algún programa de la suite Office podemos encontrarnos con problemas.

Este es el caso de las hojas de cálculo en Excel, que por defecto están bloqueadas para evitar que varios usuarios las editen a la vez, lo que puede ser un problema si el primero en abrirla (al que se otorga el control predeterminado) no está presente y no podemos pedirle que nos ceda el uso. Tanto en la versión 2007 como 2010 de Microsoft Office, podemos evitarlo fácilmente con entrar en el menú Revisar y seleccionar la opción Compartir libro.

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Tras marcar la casilla Permitir la modificación por varios usuarios a la vez dentro de la pestaña Modificación, ya podremos trabajar al mismo tiempo. En la pestaña Uso avanzado es posible consultar el historial de cambios y resolver conflictos entre una versión y otra si los hubiere (indicando cuál prevalecerá).