Usa Writer como organizador personal

Writer es el procesador de textos de la suite ofimática libre OpenOffice. Hemos comprobado sus buenas cualidades a la hora de crear documentos de todo tipo. Proponemos un uso alternativo: emplearlo como organizador personal

Francisco García Jiménez

Usa Writer como organizador personal

11 enero 2010

NIVEL: BÁSICO

Vamos a lograr que el editor de textos Writer nos ayude a gestionar nuestra vida personal y profesional en tareas como la organización de listas de contactos, uso del correo electrónico, apertura de nuestras páginas web habituales desde un documento, realización de operaciones matemáticas sencillas o transformación de datos numéricos en gráficos de gestión, mailings, etc. Y todo sin salir de nuestro procesador de textos. El paquete informático OpenOffice 3.1.0 para Windows en el que se incluye el editor que va a protagonizar nuestro práctico está disponible para su descarga en http://es.openoffice.org.


Paso 1. Creamos la tabla

Podemos insertar una tabla de varias formas. La más rápida es presionar a la vez las teclas Crtl+F12 y se abrirá una ventana, como la que vemos en la imagen. Desde ella, estableceremos los parámetros fundamentales de la misma, como las Columnas y Filas o seleccionaremos un Formateado automático, que nos va a permitir dar forma a la tabla en pocos pasos, eligiendo sus parámetros desde un menú de formatos preestablecidos. De esta manera, se crea una matriz de celdas en blanco que ocupan el ancho de la página. Para ajustar el tamaño de las mismas, solo hay que colocar el cursor sobre las líneas divisorias y modificar las columnas/filas manteniendo el botón izquierdo del ratón pulsado.

Ahora, hay que establecer las columnas en función de los datos que va a tener cada registro. Por ejemplo, partamos de la base de que, en la primera columna, irá el nombre de una persona y, en las otras, incluiremos su dirección, correo electrónico, teléfono y una imagen. A continuación, vamos incluyendo los datos que necesitamos. Veamos cómo introducir la información que necesitamos para nuestro ejemplo básico: alfanumérica e imágenes.

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Paso 2. Introducimos el texto

Primero, vamos a dar un formato textual uniforme para todo el conjunto. Para ello, y manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón, sombreamos todas las celdas que hayamos creado hasta el momento. Una vez hecho, vamos a la barra de herramientas de Formato y hacemos las modificaciones deseadas, por ejemplo, elegimos familia tipográfica, cuerpo o tamaño del carácter y orientación de párrafo.

De este modo, todas las celdas de nuestra tabla tendrán el mismo formato textual, con la ventaja de que se autoajustarán de forma automática a la hora de ir introduciendo el texto. Si queremos modificar el texto de una celda cualquiera, solo será necesario sombrearla, buscar en la barra de Formato y elegir la herramienta necesaria. Por ejemplo, podemos cambiar el color del carácter, modificar sangrías...

Señalemos que, al introducir un correo electrónico o una dirección web (en sus formatos correctos), automáticamente el programa los reconocerá como tales, siendo posible acceder a los mismos simplemente pulsando al mismo tiempo la tecla Ctrl y el botón principal del ratón.

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¿Y que ocurre con los números? Pues Writer nos permite realizar operaciones matemáticas, no es que sea tan potente como una hoja de cálculo, pero sí nos puede ayudar a, por ejemplo, hacer sumas, redondeos, porcentajes o funciones estadísticas básicas. Y todo de forma muy sencilla. Primero, hay que dejar una fila debajo de las columnas, cuyas cifras vamos a manejar, para que allí se refleje el resultado de una operación, por ejemplo, vamos a sumar todo lo que hemos ahorrado suscribiéndonos a PC Actual los últimos 15 meses.

Situamos el cursor en la última fila, hacemos clic sobre el icono, con lo que se activa la barra de herramientas Formula. Sombreamos las celdas con los datos numéricos y soltamos el ratón. Ahora, solo hace falta pulsar Intro o sobre el bisel verde. La suma aparece en la última fila. Y no olvidemos que Writer es un procesador de textos muy potente, por lo que disponemos de una gran cantidad de posibilidades a la hora de formatear el texto que introducimos en nuestra tabla.

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Paso 3. Nos atrevemos con las imágenes

No cabe duda de que una tabla con elementos gráficos resultará muy atractiva y más fácil de usar. Para insertar una imagen en una celda, solo hay que colocar el cursor en dicha celda y buscar la entrada Insertar en la barra superior de menús. Elegimos la opción Imagen/A partir de archivo y seleccionamos el elemento gráfico en nuestro equipo.

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Cuando lo insertemos, aparecerá la barra de herramientas Imagen, desde la que podremos hacer muchas modificaciones; por ejemplo, elegir entre once tipos de filtros o modificar la transparencia del elemento. Para no extendernos más, dejamos que nuestros lectores hagan uso de sus destrezas creativas y comprueben por sí mismos que, si bien no estamos hablando de un software de edición de imágenes, podemos hacer muchos cambios gráficos sin salir de Writer, pudiendo realizar algunas modificaciones. En nuestro caso, hemos aplicado a la imagen original de la izquierda el modo gráfico Escala de grises y, a la tercera, el filtro Pop-art.

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Ajustar los parámetros de la imagen es muy fácil. Solo hay que hacer clic sobre la misma con el botón derecho del ratón y elegir la entrada Imagen del menú que se despliega, con lo que se muestra una pantalla con parámetros que manipular. Así, es posible convertir la imagen en un enlace web con solo abrir la pestaña Hiperenlace. Enseguida, se presenta una ficha que nos instará a escribir la dirección de la página web o documento que se abrirá. Digamos, finalmente, que si bien hemos ejemplificado el artículo con contenidos alfanuméricos e imágenes, es factible insertar más elementos. Para ello, solo hay que ir a Insertar en la barra superior de menús y elegir entre una amplia panoplia de elementos, como vídeos, fórmulas, sonidos, etc.

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Paso 4. Últimos toques al conjunto

Estas últimas modificaciones van a depender del uso que hagamos de la tabla, es decir, si la vamos a ver solo nosotros en nuestra casa/despacho o más personas la van a manejar. En cualquier caso, es muy fácil darle al conjunto un aspecto atractivo al ojo humano y de uso sencillo.

Al crear una tabla, se activa por defecto la barra de herramientas Tabla, que nos va a permitir hacer muchas operaciones, entre ellas, modificar los colores de las celdas o los grosores de las líneas, para lo cual nos bastamos con los iconos que vemos en la captura. En este sentido, vamos a definir el tipo de línea del perímetro de la celda y el color, así como a qué partes del perímetro de la tabla que se aplican estos cambios y el color de relleno de la celda. Con un poco de paciencia, podemos darle a nuestra tabla el aspecto que queramos.

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Paso 5. Detalles finales

Solo dos detalles. Como nuestra tabla o lista va a ir creciendo con el paso del tiempo, podemos hacer dos cosas para mantener el orden de los datos. Para expandir la lista, solo hace falta colocar el cursor del ratón en la esquina derecha de la última celda y pulsar la tecla Retroceso, que añade otra fila y, así, todas las que necesitemos. También podemos ordenar las entradas dirigiéndonos a la barra de herramientas de Tabla. Hacemos clic sobre el icono con una Z, de modo que se lance una ficha desde la que podremos hacer diferentes tipos de ordenaciones alfanuméricas que no precisamos aquí.

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